Privacyverklaring.

Nederlandse vertaling van de Engelstalige Privacy policy.

In deze verklaring staat welke persoonsgegevens HolidayHQ gebruikt, waarom, en wat je rechten zijn. Ze geldt voor de HolidayHQ-app en de website holidayhq.nl.

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is Timpact Leisure Solutions, handelend onder de naam Timpact HolidayHQ, ingeschreven in het Handelsregister van de KvK onder nummer 99847574, btw NL005414201B20. Voor alles over je privacy mail je naar support@holidayhq.nl. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor ons niet verplicht.

2. Wat we opslaan

• Je account: e-mailadres, wachtwoord (alleen als hash opgeslagen door onze databaseleverancier), je naam als je die invult, en je instellingen voor tweestapsverificatie.
• Je reizen: bestemming, data, reisplan, plekken, reserveringen (bijvoorbeeld reserveringsnummers en namen van reizigers), documenten en herinneringen die je toevoegt, en met wie je de reis deelt.
• Herinneringen: de foto, een kleinere kopie, het bijschrift en wanneer de foto is gemaakt. Locatie, cameragegevens en andere fotogegevens verwijderen we vóór het uploaden.
• Visa & ESTA’s die je aan je account toevoegt.
• Uitnodigingen: het e-mailadres dat je uitnodigt, de rol en de status. De uitnodigingslink zelf wordt nooit opgeslagen, alleen een vingerafdruk ervan.
• Bèta-wachtlijst: als je je aanmeldt voor de wachtlijst, je e-mailadres, je voornaam (optioneel), of je Android of iPhone gebruikt, en wanneer je je hebt aangemeld en bevestigd.
• Support: de e-mails die je ons stuurt en onze antwoorden.
• Technische gegevens: om de dienst te leveren en te beschermen, verwerken onze hostingleveranciers je IP-adres en basisgegevens over je apparaat en browser in kortlevende logbestanden. We gebruiken die niet om je te volgen.

HolidayHQ ondersteunt geen paspoorten of identiteitskaarten. Andere reisdocumenten die je zelf opslaat, worden beschermd zoals hieronder staat. Als je een document met gezondheidsgegevens opslaat, zoals een verzekeringspas, gebruiken we dat alleen om het voor je te bewaren; het staat standaard op Only me en je kunt het altijd verwijderen.

3. Wat je ons moet geven

Een e-mailadres en een wachtwoord zijn nodig om een account aan te maken; zonder die gegevens kunnen we HolidayHQ niet leveren. Voor de bèta-wachtlijst is alleen je e-mailadres nodig. Al het andere, zoals je naam, reizen, documenten en herinneringen, is je eigen keuze.

4. Waarvoor we het gebruiken, en op welke grondslag

• Om HolidayHQ te leveren: je account, het tonen en synchroniseren van je reizen, het delen ervan met de mensen die je uitnodigt, en het versturen van account- en uitnodigingsmails. Grondslag: de overeenkomst met jou (de gebruiksvoorwaarden).
• Om HolidayHQ en je account veilig te houden en misbruik te voorkomen, bijvoorbeeld met tweestapsverificatie, limieten op verzoeken, botbescherming en logbestanden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst, en de overeenkomst met jou.
• Om uitnodigingsmails te sturen aan mensen die nog geen account hebben. Grondslag: het gerechtvaardigd belang van degene die uitnodigt en van ons om mensen een reis te laten delen.
• Om je vragen, meldingen en klachten te beantwoorden. Grondslag: de overeenkomst met jou, of ons gerechtvaardigd belang om je te helpen.
• Om je te mailen over de bèta als je je aanmeldt voor de wachtlijst. Grondslag: je toestemming, die je geeft door je adres te bevestigen en altijd kunt intrekken.
• Om aan wettelijke plichten te voldoen, bijvoorbeeld als een autoriteit om informatie vraagt of als we een melding van illegale inhoud behandelen. Grondslag: wettelijke verplichting.

We verkopen je gegevens niet, tonen geen advertenties, gebruiken geen analytics of tracking, en nemen geen besluiten over je op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

5. Wie het kan zien

• Een reis is privé totdat de eigenaar mensen uitnodigt.
• Travellers zien het reisplan, de herinneringen, de reserveringen en Shared documenten. Viewers zien het reisplan en de herinneringen, geen documenten of reserveringen.
• Documenten die op Only me staan, zijn alleen voor jou zichtbaar. Gezondheids- en verzekeringsdocumenten staan standaard op Only me.
• Je Visa & ESTA’s worden nooit met een reis gedeeld.

6. Beveiliging

Al het verkeer is versleuteld (TLS) en onze leveranciers versleutelen opgeslagen gegevens. Toegangsregels in de database bepalen wie wat ziet. Documenten, reserveringen en visa gaan pas open na tweestapsverificatie. HolidayHQ gebruikt geen end-to-end-versleuteling.

Op je telefoon bewaart HolidayHQ je sessie en een korte offline kopie van je reizen versleuteld. Documenten die je voor offline gebruik op je telefoon bewaart, zijn versleuteld en worden verwijderd op de dag na het einde van de reis, als je uitlogt, of als je geen toegang meer hebt.

Als een datalek waarschijnlijk een risico vormt voor je rechten, melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en we laten het je zonder onnodige vertraging weten als het risico hoog is.

7. Diensten die we gebruiken (verwerkers)

Deze bedrijven verwerken persoonsgegevens in onze opdracht, alleen om hun deel van HolidayHQ te leveren en op basis van een overeenkomst met ons:

• Supabase (Supabase Inc., Verenigde Staten): database, inloggen en bestandsopslag. Je gegevens worden opgeslagen in de EU (Ierland).
• Vercel (Vercel Inc., Verenigde Staten): host deze website, in de EU (Dublin).
• Resend (Verenigde Staten): verstuurt account-, uitnodigings- en bètamails, vanuit de EU (Ierland). Een uitnodigingsmail bevat de naam van de reis en de naam van degene die uitnodigt.
• Cloudflare Turnstile (Cloudflare Inc., Verenigde Staten): beschermt de formulieren voor aanmelden, wachtwoordherstel en de bèta op deze website tegen bots.
• ImprovMX (Reflectiv SAS, Frankrijk): stuurt e-mail aan support@holidayhq.nl door.

8. Andere partijen

Sommige diensten worden rechtstreeks door je telefoon of browser geladen, of krijgen alleen zoektermen. Zij zien dan je IP-adres, maar niet wie je bent:

• Google Maps (Google): toont de kaart in de Android-app.
• Geoapify (Geoapify GmbH, Duitsland): vindt plekken als je zoekt. Het ontvangt de zoektekst en het gebied, niet wie je bent.
• Unsplash (Canada) en Wikimedia Commons en Wikipedia (Wikimedia Foundation, Verenigde Staten): foto’s en informatie over bestemmingen en plekken. Je telefoon laadt deze afbeeldingen van hun servers.
• Nager.Date: feestdagen per land en jaar. Het ontvangt geen persoonsgegevens.

Verder delen we gegevens met:

• de mensen met wie je een reis deelt en de mensen die je uitnodigt, zoals beschreven in artikel 5;
• autoriteiten, alleen als de wet dat verplicht;
• een bedrijf dat HolidayHQ overneemt, als dat ooit gebeurt. We laten je dat vooraf weten en deze verklaring blijft gelden.

9. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige bedrijven hierboven zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), vooral in de Verenigde Staten, ook als ze je gegevens in de EU opslaan. Voor doorgifte naar de Verenigde Staten gebruiken ze het EU-VS Data Privacy Framework als het bedrijf daarvoor gecertificeerd is, en anders de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Voor Canada geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Je kunt ons om meer informatie over deze waarborgen vragen.

10. Hoe lang we het bewaren

• Je gegevens blijven bewaard totdat je ze of je account verwijdert.
• Uitnodigingen worden 30 dagen nadat ze zijn afgelopen of verlopen verwijderd.
• Aanmeldingen voor de bèta die je niet bevestigt, worden na 7 dagen verwijderd. De wachtlijst wordt verwijderd zodra HolidayHQ in de stores verschijnt. Elke wachtlijstmail heeft een link om je af te melden, waarmee je adres meteen wordt verwijderd.
• Verlopen visa blijven staan totdat je ze verwijdert.
• Bestanden van verwijderde onderdelen worden binnen een dag uit de opslag verwijderd.
• Supportmails bewaren we tot 2 jaar na ons laatste contact.
• Verwijderde gegevens kunnen nog in de versleutelde back-ups van onze databaseleverancier staan, totdat die back-ups in de normale cyclus worden vervangen.

11. Je account verwijderen

Je kunt je account verwijderen in de app of op deze website, nadat je hebt bevestigd dat jij het bent. Daarmee verwijder je je account, je herinneringen, je Only me-documenten en je Visa & ESTA’s. Reizen waarvan je eigenaar bent, gaan naar een traveller die je kiest, of worden verwijderd als die er niet is. Shared documenten, reserveringen en plannen die je aan een reis hebt toegevoegd, blijven bij die reis, zonder je naam. Geen app? Zie Account verwijderen.

12. Kinderen

HolidayHQ is voor mensen van 16 jaar en ouder. Jongere reizigers kunnen zonder account deel uitmaken van een reis, bijvoorbeeld met hun naam in een reservering.

13. Cookies

Deze website gebruikt alleen de cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden. Er zijn geen tracking- of advertentiecookies. De pagina’s voor aanmelden, wachtwoordherstel en de bèta laden Cloudflare Turnstile. Als je tussen licht en donker wisselt, onthoudt je browser die keuze op je apparaat; dat is geen cookie en wordt nooit naar ons gestuurd.

14. Je rechten

Op grond van de AVG heb je deze rechten:

• Inzage: vragen welke persoonsgegevens we van je hebben en een kopie krijgen.
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren. Het meeste kun je zelf in de app aanpassen.
• Verwijdering: je gegevens laten verwijderen. Je kunt je account ook zelf verwijderen.
• Beperking: vragen dat we je gegevens tijdelijk maar beperkt gebruiken, bijvoorbeeld terwijl we een correctie controleren.
• Overdraagbaarheid: de gegevens die je ons hebt gegeven krijgen in een gangbaar, machineleesbaar formaat, of laten doorsturen naar een andere dienst.
• Toestemming intrekken: waar we je gegevens gebruiken op basis van toestemming (de bèta-wachtlijst), kun je die altijd intrekken. Dat verandert niets aan wat we daarvoor hebben gedaan.

Recht van bezwaar. Waar we je gegevens gebruiken op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 4), kun je daartegen altijd bezwaar maken, om redenen die met jouw situatie te maken hebben. We stoppen dan, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen, of de gegevens nodig hebben voor een rechtsvordering.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl. We horen het graag eerst van jou, zodat we kunnen proberen het op te lossen.

15. Hoe we je verzoek afhandelen

• Mail je verzoek naar support@holidayhq.nl, het liefst vanaf het e-mailadres van je account.
• We kunnen je vragen te bevestigen dat jij het bent, bijvoorbeeld door vanaf dat adres te antwoorden. We vragen nooit om een kopie van je paspoort of identiteitskaart.
• We antwoorden binnen een maand. Bij ingewikkelde of veel verzoeken kan dat met twee maanden worden verlengd; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten.
• Het is gratis. Alleen bij duidelijk ongegronde of buitensporige verzoeken mogen we een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren, en we leggen uit waarom.
• Als we op jouw verzoek gegevens verbeteren of verwijderen, laten we dat waar nodig ook weten aan de diensten die ze hebben ontvangen.

16. Wijzigingen

Als deze verklaring verandert op een manier die voor jou van belang is, laten we je dat in de app of per e-mail weten. Laatst bijgewerkt: 8 oktober 2026.